【備忘録】バーチャルオフィスの更新。

Buna!!1月に入ってから手続きをしていたバーチャルオフィスの更新が無事に終わりました。初めての更新なので、もっちー（ビザ関連でお世話になっている方の僕たちのプレイベート呼称→公表したのでもうプライベート感ゼロ）に依頼した上で、お手伝い+レクチャーしてもらいながら進めました。法務局やバーチャルオフィスの住所を提供してくれている弁護士のオフィスなど初めて行く場所ばかりだったので緊張もしましたが、それ以上に新しいことに触れることが出来、とてもいい経験＆勉強になりました。


バーチャルオフィス更新の流れなど、自分自身への備忘録的な意味も込めて分かる範囲で、ブログにまとめてみたいと思います。ここで言う【更新】とは、【本社住所（として登録している住所）の変更手続き】と認識してもらってもいいかもしれません。

まず僕が取得した起業ビザ（投資ビザ）は、【アパート（住居）契約】と【会社】が条件になっています。その会社に関係してくる部分ですね👆バーチャルオフィスとは、店舗実態があるわけではなく、（その名の通り？）登録用の住所と郵便物を受け取ることが出来るだけです。特にそこで何かをしているわけではございません。バーチャルオフィスの契約期間は1年（短くすることは出来てもそれ以上は、長く出来なかったと思います）。その為、1年ごとに更新手続きが発生します。僕は、2016年の12月に会社を作ったので少しズレていますが、更新がこのタイミングで発生しました。

【更新の流れ】

①バーチャルオフィスの契約。

今回、もっちーが提携している弁護士オフィスとバーチャルオフィスの契約を結びました。何回もしつこいですが、1年ごとにオフィス住所は変える必要があるので次回は、他のバーチャルオフィスの住所で契約になると思います。今年：Ａ弁護士事務所→来年：Ｂ弁護士事務所と言ったイメージですね👆アポ時間に会社書類一式（パスポートやビザも含む）を持参して行きました。

ここでやることは、【契約書の締結】・【許可証コピーの受け取り】・【料金の支払い】です。契約書は、弁護士が必要書類を見て作成してくれるので、こちら側はサイン（パスポートと同じ）をするぐらいです。許可証と言うのは、バーチャルオフィスが正式に認められてる証明（ライセンス）です。営業許可証みたいなものでしょうか。これのコピーをもらう必要があります。コピーの為、「原本と相違ありません。」と一筆入っているか確認しましょう。（どこか分からなくても言えば分かってくれます。）最後に300€（1年間の使用料金）を支払って完了です。

【まとめ】
・持ち物：会社書類一式、パスポート、ビザ
・書類：契約書（原本）、営業許可証コピー
・料金：300€

②認定翻訳士へ会社定款などの作成依頼。

本社住所を変更するに伴い、会社定款などの日付や住所を差し替える（更新する）必要があります。今回、認定翻訳士の方に作成依頼をしてもらったのですが、自分で出来るのであれば、節約の意味も込めてやることも可能みたいです。難易度高そう？と思うのは僕だけ(笑)？慣れていきたいところですね😃新しく出来た会社定款、株主決定書にサインする必要があります。会社定款は、全てのページ下部にサインが必要なので、頑張りましょう👍ちなみに法務局での登記時に支払う印紙代は、株主決定書の文字数で決まるので、文字数がカウントされた表も別途作成が必要です。

【まとめ】
・書類：会社定款、株主決定書、文字数カウントされたもの（表）
・料金：200レイ
※このレシートは、会社としての支出になり会計士に翌月月初（1～5日）に送付する必要があるので、大切に保管しましょう。

③法務局で申請１。

【事前準備】
①提出用、自分たち用（ビザ申請用）の書類の用意。
※提出用は返却されません。
②ファイルの用意。必要書類をファイリングして提出。
※法務局近くの文房具屋で購入可能→みんな買っています(笑)

ようやく法務局までたどり着きました。お疲れ様です👏
ここからは、法務局での手続きになります。

申請場所は、1階（日本で言うところの2階）の登記所。
入って左側にインフォメーションカウンターがあるので申請書と宣誓書をもらい、必要事項を記入後、パンチで穴を開け、順番通りにファイリング（下記、参照）していくだけです。

【提出書類一覧】
日本語→ルーマニア語
・株主決定書（※上）HOTARAREA ADUNARII GENERALE A ASOCIATILOR
・文字数カウント表（※下）ANEXA
※ファイル（表表紙の裏）に一緒にホッチキス。
・申請書 CERERE
・宣誓書 DECLARATIE
※事業内容が多い場合、2部に分けて書いています。
・ビザ（コピー）「原本と相違ありません。」と記載したもの。
・パスポート（コピー）「原本と相違ありません。」と記載したもの。
・会社定款 ARTICLES OF ASSOCIATION（更新の場合：UPDATED）
・バーチャルオフィス契約書（原本）CONTRACT DE ASISTENTA JURIDICA
・営業許可証（コピー）DECIZIA
・会社書類①（旧住所分）本社 CERTIFICAT CONSTATATOR
・会社書類②（旧住所分）本社以外 CERTIFICAT CONSTATATOR
・登記簿（旧住所分）CERTIFICAT DE INREGISTRARE

青色：翻訳士に依頼した箇所
黄色：弁護士に依頼した箇所
赤色：自分で用意する箇所

後ろからページを振れば、提出書類の完成♪♪前からのページ振りだと、何枚でも書類を追加することが出来るので、不正対策だと思います。

提出前に不備が無いか、インフォメーションカウンターで最終確認をしてもらいましょう。直接窓口に提出しているルーマニア人の人達もいましたが、ほぼ差し戻されていました。

④法務局での申請２。

インフォメーションカウンターとは反対側に窓口（どこでもいいみたい。）があるので、提出すれば、申請が完了します。受理されると、請求書と書類引換券（小さな紙）が発行されるので、受け取りましょう。引換券には、書類の完成日が記載されています。

⑤法務局での申請３。

もらった請求書を持って会計窓口でお支払い。会計窓口は、インフォメーションカウンターの並びにあり、CASHERと書いていたと思うのですぐに分かると思います。支払い後、レシートを受け取ります。
※このレシートは、会社としての支出になり会計士に翌月月初（1～5日）に送付する必要があるので、大切に保管しましょう。

⑥受け取り。

完成日に法務局の受け取り窓口（1階奥）に引換券を持参して受け取り。

これで、バーチャルオフィスの更新手続きが全て完了しました。新しい会社書類を持って、銀行（原本持参）と会計士（持参orデータをメール）にお知らせすることも忘れないうちにやっておきましょう👦👧👨👩👪

次はまた1年後に同様の手続きが発生します。早く全てを覚えたい気持ちはありますが、そうはうまくいかないと思います。なので、気張らずに分からなければまた聞きながらやりたいと思います。

おしまい👐

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